Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen, denn es bietet viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Verwaltungssystemen.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem haben Sie alle Ihre Dokumente immer griffbereit und müssen sich keine Sorgen mehr um verlorene oder vergessene Papiere machen.
- Götzer, Klaus (Autor)
Einfaches und schnelles Erstellen von Dokumenten
Digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist ein computergestütztes System zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten. DMS umfassen typischerweise Funktionen wie Versionierung, Freigabe, Suche, Archivierung und Workflows.
DMS-Systeme werden in Unternehmen aller Größen eingesetzt, um die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. Insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Abteilungen können DMS einen erheblichen Mehrwert schaffen. Sie sorgen für eine effizientere Zusammenarbeit, indem sie den Austausch von Informationen vereinfachen und dokumentieren.
Um die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie zunächst die Anforderungen Ihrer Organisation an ein DMS genau definieren. Zu den wichtigsten Fragen gehören:
- Welche Arten von Dokumenten sollten verwaltet werden?
- Wie viele Benutzer werden das System nutzen?
- Welche Art von Workflows soll unterstützt werden?
- Sind besondere Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen?
- Ist eine Integration in bestehende Systeme erforderlich?
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines DMS ist die Art der Lizenzierung. Die meisten Hersteller bieten unterschiedliche Lizenzierungsmodelle an, die je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens variieren können. Bevor Sie sich für ein bestimmtes System entscheiden, sollten Sie daher genau prüfen, welches Modell am besten zu Ihnen passt.
Sicherer Zugriff auf Dokumente von überall
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein unerlässliches Werkzeug für jedes Unternehmen. Durch die Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente in einem zentralen System können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter auf die neuesten Versionen zugreifen und Dokumente schnell und einfach finden können.
Ein DMS hilft nicht nur dabei, die Arbeit effizienter zu gestalten, sondern bietet auch eine Reihe von Sicherheitsvorteilen. Zum Beispiel können Sie sensiblen Inhalten eine zusätzliche Passwortschutz- oder Verschlüsselungsstufe hinzufügen.
Außerdem können Sie das System so konfigurieren, dass es automatisch Benachrichtigungen an bestimmte Personen versendet, wenn ein Dokument geändert wird.
Wenn Sie also nach einem effizienteren und sichereren Weg suchen, um Ihre Dokumente zu verwalten, dann ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem genau das Richtige für Sie.
Reduzierung des Papierverbrauchs um bis zu 80 %
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu entwickelt wurde, den Papierverbrauch in Unternehmen zu reduzieren. Durch die Verwendung eines DMS können Dokumente elektronisch gespeichert, bearbeitet und verschickt werden, was bedeutet, dass sie nicht mehr ausgedruckt werden müssen.
In vielen Fällen kann ein DMS auch verwendet werden, um Dokumente zu scannen und zu archivieren, was bedeutet, dass sie nicht mehr physisch gespeichert werden müssen.
Die Verwendung eines DMS kann den Papierverbrauch in einem Unternehmen erheblich reduzieren. In der Regel kann ein DMS den Papierverbrauch um bis zu 80 % reduzieren.
Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein DMS zu implementieren.
Zeitersparnis beim Suchen nach Dokumenten
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Unternehmens. Das System hilft, alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren, sodass Sie sie jederzeit und überall abrufen können. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kann jedoch Zeit und Mühe in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie sich in einem riesigen Unternehmen mit Tausenden von Dokumenten befinden. Zum Glück gibt es einige Tricks, mit denen Sie Ihre Suche beschleunigen und Zeit sparen können.
Das Erste, was Sie tun sollten, ist, die Suchfunktion Ihres digitalen Dokumentenmanagementsystems zu verwenden. Geben Sie einfach einen Suchbegriff oder einen Teil des Dokumentsamens ein, und das System wird alle verfügbaren Ergebnisse anzeigen. Wenn Sie jedoch nicht genau wissen, wonach Sie suchen, können Sie auch nach Stichwörtern oder Schlüsselwörtern suchen. Zum Beispiel können Sie nach allen Dokumenten suchen, die das Wort „Kunde“ enthalten. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur alle Kundendokumente, sondern auch andere Dokumente, in denen das Wort vorkommt.
Wenn Sie immer noch kein Glück haben, können Sie auch versuchen, die Hilfefunktion Ihres digitalen Dokumentenmanagementsystems zu verwenden. Viele Systeme haben eine integrierte Hilfefunktion, die Ihnen bei der Suche nach einem bestimmten Dokument behilflich sein kann.
Optimale Nutzung der Arbeitskräfte
Digitales Dokumentenmanagementsystem, DMS
Die Verwaltung digitaler Dokumente ist eine Herausforderung für viele Unternehmen. Die meisten von ihnen nutzen immer noch herkömmliche Methoden wie das Ausdrucken, Abheften und Archivieren von Dokumenten. Dies ist nicht nur ineffizient, sondern auch kostspielig. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine bessere Lösung.
DMS ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre digitalen Dokumente zu verwalten. Mit einem DMS können Dokumente gescannt, erstellt, geändert, gespeichert und gesucht werden. DMS bietet auch Sicherheitsfunktionen wie Zugriffs- und Berechtigungskontrolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können.
Viele Unternehmen haben bereits ein DMS implementiert oder planen die Implementierung in naher Zukunft. Wenn Sie sich für die Einführung eines DMS interessieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, verschiedene Systeme zu vergleichen und das System zu finden, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.